Vuosijuhlat
Tämä on sivu tarkoitettuna yleisesti vuosijuhlien suunnittelun avuksi. Tärkeää on myös järjestettyjen vujujen jälkeen päivittää tätä sivua, mikäli näkee mainittavia asioita.
Seuraavat vuosijuhlat pidetään 2019, kerho täyttää 30v!
Tämä on keywordversio, vaatii aukikirjoittamista
Järjestäjät: kirjoittakaa otsikoihin asioita, mitä tulee mieleen, kirjoitan tänään / huomenna otsikoihin noi avainsanat mitä mietittiin.
Suunnittelun aikataulu
Suunnittelun on hyvä tiedostaa aikataulun tärkeys, osia asioista ei voi suunnitella ennen kuin toiset on tehty
- Suunnitelu pitää aloittaa keväällä, siis vuotta ennen juhlia
- Hallitus valitsee vujutiimin
Syksy
Puoli vuotta ennen juhlia
- Tärkeimpänä on saada paikka ensin, sen jälkeen voi alkaa suunnittelemaan juhlien kokoa
- 2009 paikkana oli Bravo Plaza
- 2014 paikkana oli Laterna
- Paikan ja ajan jälkeen voi alkaa hankkimaan sponsoreita
- Mainostus, wanhoja yhteystietoja löytyy hallituksen lukitusta kaapista
- Massapostausta kaikille rope- yms kerhoille ja muutenkin mahdollisimman usealle taholle, yrittäen saada nämä tahot kertomaan asiasta eteenpäin. yllättävän monet ihmiset ovat sähköpostilistojen tavoittamattomissa
- muistakaa myös tarkistaa ovatko kerhojen vanhat sähköpostiosoitteet vielä ajan tasalla
- Ennakkoilmoittautuminen
- Alustava nakkilaisten hankinta
Kevät
Vuoden alku, 2-3 kk ennen juhlia
- Sponsorointi hankittuna
- Bussikyyti jatkoille
- Budjetin lasku ennakkoilmojen ja sponssien perusteella
- Ilmoittautuminen
- Ohjelman ja jatkojen suunnittelu
- Loppujen nakkilaisten hankkiminen
Juhlakuukausi
Kuukausi ennen juhlia
- Ohjelman ja jatkojen lyöminen lukkoon
- Materiaalihankinnat
- Plaseeraus
- Askarteluilta (ohjelmien paperien taittelu yms.)
Järjestäjät
2014 todettiin hyväksi seuraava: viisi pääjärjestäjää, joille tulee vastuu juhlien eri osa-alueista. Saavat ilmaisen pääsyn juhliin. Jokainen pääjärjestäjä voi ottaa avukseen lisätyövoimaa mikäli näkee tarpeelliseksi. Näille tarjotaan alennettua hintaa (esim. 2014 oli erillinen ilmoittautumisvastaava).
- Paikan ja ajan varaaja, vastaa myös ilmoittautumisista
- Sponsorivastaava, hoitaa sponsorien hankinnan ja laskutuksen
- Ohjelmavastaava, suunnittelee ohjelman ja hoitaa paperien tulostamisen, sekä plaseerauksen
- Seremoniamestari, juontaa ohjelman - Näkyvin rooli, tärkeä olla luonteva ihminen
- Jatkovastaava, suunnittelee ja toteuttaa jatkot, sekä kuljetuksen jatkoille
Suunnittelu kannattaa kuitenkin toteuttaa tiiminä. Jokainen osa-alueen vastuuhenkilö on siis käytännössä vastuussa aiheensa toteuttamisen ideoinnista ja sen esittämisestä muulle tiimille. Päätökset tehdään porukalla. Plaseerauksessa kannattaa konsultoida wanhoja setiä.
Nakit
Nakkilaisille tarjotaan halvempaa lippua, tyyliin -25% - -50% tahi pääsyä jatkoille ja ilmaisiin tarjoiluihin. Nämä voivat olla Excalaisia tai TTYY:n jäseniä houkuteltuina fuksipisteillä
- 1-2 kpl Juhlapaikan narikkaan, jos tarvitsee - nakki on pitkäkestoinen, näille voisi tilata pitsaa tjms. Ei voi osallistua juhliin, pääsy jatkoille
- 1-2 kpl Jatkonakki, hoitaa saunan availun, lämmityksen, ruoanlaiton yms. Avaaja ei voi osallistua juhliin, pääsy jatkoille
- Jatkojen siivousvastaava, hoitaa paikan kuntoon paikallaolijoiden kanssa sulkemishetkellä. Alennettu lippu / pääsy jatkoille
- Kuvaaja, ottaa kuvia juhlissa ja jatkoilla. Alennettu lippu / pääsy jatkoille
- Mikäli jatkoilla ei tarjota ilmaisia vaan myydään poletteja, tarvitaan polettimyyjiä
Ilmoittautuminen
- Mainostus!!!
- Kerholaisille, ennakkoilmoittautuneille, muille vastaaville kerhoille Suomessa, viidakkorumpu soimaan!
- Mitä, missä, milloin
- esimerkki edellisistä ilmoista
- Nimi, sähköposti jne. Joku yhteystieto jolla saada kiinni
- Kuittaus kaikkiin ennakkoilmoihin ja ilmoittautumisiin
- Tarkistakaa roskapostikin
- Myös googleform voi toimia
Sponsorit
- Laskuttaa hyvissä ajoin, tulisi olla maksettuna ~kk ennen juhlia
- linkki vanhoihin ohjeisiin
Juhlapaikka
- Varataan syksyllä
- Esimerkkilistalinkki
- Paljon mahtuu
- Menun valinta, tarjotaan pöytiin
- Jälkiruokaan kahvitarjoilu! Ei ole itsestäänselvyys menussa
- Pääruokaan kannattaa panostaa, vaikka olisikin jonkun euron kalliimpi
Ohjelma
- Ohjelma kestää about 4+ tuntia
- Jotta ohjelmaa voi sunnitella, kannattaa olla paikka selvillä
- Aikataulu kannattaa tehdä alkamaan tarkalla kellonajalla, mutta toimimaan joustavasti tilanteen mukaan
- Ohjelmasta tiedottaminen, myöhästyneitä ei odotella!
- Aikaisimmat saapuvat puolta tuntia ennen ohjelman alkamista
- Lauluista tarkemmat ohjeet, ei ruoan päälle laulamista
- Seremoniamestari on ehdoton, vaaditaan hyvä tyyppi tähän työhön
- Ei liikaa, ei liian monimutkaista
- Peli tjms. interaktiivinen ohjelma on hyväksi
- esimerkkej
- Perustajajäsenien kuvaaminen, paikallaolevien puheenjohtajien kuvaaminen
- Nääsimpron esitys todettiin hyväksi, oli lyhyt aktiviinen ohjelma joka sai ihmiset nauramaan
Jatkot
- Kyyti juhlista jatkoille, bussi
- Selkeä politiikka ihmisten päästämisestä jatkoille - otetaanko maksamattomia excalaisia saunalle vai ei
- Jos sanoo saapuvansa, voisi tuoda esim. tarjottavia sinne - helpoin tapa houkutella ei-maksavia on nakkiduunit
- Ei erityistä aikataulua, mutta alussa on hyvä tiedottaa mitä saunalla tapahtuu ja mitä tarjottavia ihmisille löytyy
- On myös hyvä päättää ennakkoon milloin siivousvastaava viimeistään alkaa siivoamaan paikkaa ja laittamaan ovia kiinni
- Ruoat ja ruokailutarvikkeet tukusta
- Kaikenlaista kannattaa tuoda - salaattia, makkaraa, karkkia, sipsiä, holitonta juotavaa, kahvia, patonkia (kehuttiin paljon), ja totta kai boolia, sekä mietoja juotavia
- Jos polettipolitiikka, vaihtokassaa tjms.
- Ylimääräisiä pyyhkeitä, joku ei kuitenkaan muista tuoda omaa
- Jatkoista kannattaa mainita, että tarjotaan pientä purtavaa, että juotavaa. Kannattaa mainostaa OPM^2, eipähän lopu tarjottava
