Vuosijuhlat

Tämä on sivu tarkoitettuna yleisesti vuosijuhlien suunnittelun avuksi. Tärkeää on myös järjestettyjen vujujen jälkeen päivittää tätä sivua, mikäli näkee mainittavia asioita.

Seuraavat vuosijuhlat pidetään 2019, kerho täyttää 30v!

Tämä on keywordversio, vaatii aukikirjoittamista

Järjestäjät: kirjoittakaa otsikoihin asioita, mitä tulee mieleen, kirjoitan tänään / huomenna otsikoihin noi avainsanat mitä mietittiin.

• Vuosijuhlat2009
• Vuosijuhlat2014
• Vuosijuhlat2019
• Google driven tiedostot

Suunnittelun aikataulu

Suunnittelun on hyvä tiedostaa aikataulun tärkeys, osia asioista ei voi suunnitella ennen kuin toiset on tehty

• Suunnitelu pitää aloittaa keväällä, siis vuotta ennen juhlia
• Hallitus valitsee vujutiimin

Syksy

Puoli vuotta ennen juhlia

• Tärkeimpänä on saada paikka ensin, sen jälkeen voi alkaa suunnittelemaan juhlien kokoa
• 2009 paikkana oli Bravo Plaza
• 2014 paikkana oli Laterna
• Paikan ja ajan jälkeen voi alkaa hankkimaan sponsoreita
• Mainostus, wanhoja yhteystietoja löytyy hallituksen lukitusta kaapista
  • Massapostausta kaikille rope- yms kerhoille ja muutenkin mahdollisimman usealle taholle, yrittäen saada nämä tahot kertomaan asiasta eteenpäin. yllättävän monet ihmiset ovat sähköpostilistojen tavoittamattomissa
  • muistakaa myös tarkistaa ovatko kerhojen vanhat sähköpostiosoitteet vielä ajan tasalla
• Ennakkoilmoittautuminen
• Alustava nakkilaisten hankinta

Talvi

• Sponsoreiden hankinnan aloitus

Kevät

Vuoden alku, 2-3 kk ennen juhlia

• Sponsorit hyvässä vaiheessa. Tavoite voisi olla, että 2kk ennen juhlia lähtevät laskut sponsoreille
• Bussikyyti jatkoille
• Budjetin lasku ennakkoilmojen ja sponssien perusteella
• Ilmoittautuminen
• Ohjelman ja jatkojen suunnittelu
• Loppujen nakkilaisten hankkiminen

Juhlakuukausi

Kuukausi ennen juhlia

• Ohjelman ja jatkojen lyöminen lukkoon
• Materiaalihankinnat
• Plaseeraus
• Askarteluilta (ohjelmien paperien taittelu yms.)

Järjestäjät

2014 todettiin hyväksi seuraava: viisi pääjärjestäjää, joille tulee vastuu juhlien eri osa-alueista. Saavat ilmaisen pääsyn juhliin. Jokainen pääjärjestäjä voi ottaa avukseen lisätyövoimaa mikäli näkee tarpeelliseksi. Näille tarjotaan alennettua hintaa (esim. 2014 oli erillinen ilmoittautumisvastaava).

• Paikan ja ajan varaaja, vastaa myös ilmoittautumisista
• Sponsorivastaava, hoitaa sponsorien hankinnan ja laskutuksen
• Ohjelmavastaava, suunnittelee ohjelman ja hoitaa paperien tulostamisen, sekä plaseerauksen
• Seremoniamestari, juontaa ohjelman - Näkyvin rooli, tärkeä olla luonteva ihminen
• Jatkovastaava, suunnittelee ja toteuttaa jatkot, sekä kuljetuksen jatkoille

Suunnittelu kannattaa kuitenkin toteuttaa tiiminä. Jokainen osa-alueen vastuuhenkilö on siis käytännössä vastuussa aiheensa toteuttamisen ideoinnista ja sen esittämisestä muulle tiimille. Päätökset tehdään porukalla. Plaseerauksessa kannattaa konsultoida wanhoja setiä.

Nakit

Nakkilaisille tarjotaan halvempaa lippua, tyyliin -25% - -50% tahi pääsyä jatkoille ja ilmaisiin tarjoiluihin. Nämä voivat olla Excalaisia tai TTYY:n jäseniä houkuteltuina fuksipisteillä

• 1-2 kpl Juhlapaikan narikkaan, jos tarvitsee - nakki on pitkäkestoinen, näille voisi tilata pitsaa tjms. Ei voi osallistua juhliin, pääsy jatkoille
• 1-2 kpl Jatkonakki, hoitaa saunan availun, lämmityksen, ruoanlaiton yms. Avaaja ei voi osallistua juhliin, pääsy jatkoille
• Jatkojen siivousvastaava, hoitaa paikan kuntoon paikallaolijoiden kanssa sulkemishetkellä. Alennettu lippu / pääsy jatkoille
• Kuvaaja, ottaa kuvia juhlissa ja jatkoilla. Alennettu lippu / pääsy jatkoille
• Mikäli jatkoilla ei tarjota ilmaisia vaan myydään poletteja, tarvitaan polettimyyjiä

Ilmoittautuminen

• Mainostus!!!
• Kerholaisille, ennakkoilmoittautuneille, muille vastaaville kerhoille Suomessa, viidakkorumpu soimaan!
• Mitä, missä, milloin
• esimerkki edellisistä ilmoista
• Nimi, sähköposti jne. Joku yhteystieto jolla saada kiinni
• Kuittaus kaikkiin ennakkoilmoihin ja ilmoittautumisiin
• Tarkistakaa roskapostikin
• Myös googleform voi toimia

Sponsorit

• Paras tapa saada sponsoreita on saada firmassa oleva excalainen mainostamaan asiaa omalle tj:lleen. tämä excalainen hoitaa sitten homman kokonaan, tai heittää pallon ja tj:n yhteystiedot sinulle. tj:t kuuntelevat oman firman tyyppejä aika paljon paremmin kuin satunnaista tuntematonta teekkaria puhelimen päässä
  • kannattaa panostaa siihen, että painostaa myyrät hoitamaan asiaa aktiivisesti ja seurata tasaisin väliajoin homman etenemistä
  • 2014 näille tyypeille jaettiin yksinkertaista tiivistä infolappua (pdf google-kansiossa)
• jos ei oo firman sisällä myyrää, seuraavaksi paras lähestymistapa on puhelin. koeta miettiä asiaa firman kautta ja sitä etua jota tarjoat tässä firmoille (näkyvyyttä ja hyvää mieltä)
• TOAS kieltäytyi 2014 sponsoroinnista koska "sponsoroi vain tasavuosien juhlia", ts. miltei jo käytännössä lupautui 30v sponsoriksi
• sponsorikandidaatteja kannattaa olla sen verran että niihin yhteyden ottamisessa on hommaa ainakin kolmelle tyypille
• excalaisia on töissä eniten it-firmoissa, ja 2014 juhlia sponsoroivat myyrien it-firmat, paperilohikäärme, tracon ja poromagia
• Tavoite että laskut liikkeelle 2kk ennen juhlia esim 2vk maksuajalla, jos haluttais rahat tilille ~kk ennen juhlia. Aina on mattimyöhäsiä, hukkuneita laskuja etc, joten yhteydenottoja varmasti tarvitaan tässäkin välissä
• Vuosijuhlat2014#Sponsorit
• Vuosijuhlat2014:Potentiaaliset_sponsorit
• toteutuneet sponsorit google-kansion budjetissa

Juhlapaikka

• Varataan syksyllä
• Esimerkkilistalinkki
• Paljon mahtuu
• Menun valinta, tarjotaan pöytiin
• Jälkiruokaan kahvitarjoilu! Ei ole itsestäänselvyys menussa
• Pääruokaan kannattaa panostaa, vaikka olisikin jonkun euron kalliimpi

Ohjelma

• Jotta ohjelmaa voi suunnitella, kannattaa olla paikka selvillä
  • Tämän muistilistan lukeminen ennen kuin paikka on selvillä voi olla hyväksi
• Hommaa seremoniamestari
  • Seremoniamestari on ehdoton, vaaditaan hyvä tyyppi tähän työhön
  • Itse suunnittelijana olet liian lähellä tuotosta
  • Jos et pysty selittämään toiselle mitä hänen pitäisi tehdä, olet tehnyt jotain liian hankalaa
  • Ohjelmavastaavan tehtävänä on kertoa seremoniamestarille tarkkaan se, mitä hänen kuuluu kertoa
• Kannattaa kysellä ihmisiltä asioista, mutta tee päätös(ei kannata jäädä arvuuttelemaan)
• Muista delegoida asioista
• Budjetti kannattaa huolehtia kunnolla. Rahaa maksavat
  • Pöytäkoristeet
  • Muut mahdolliset koristeet
  • Tulosteet
  • Ulkopuoliset ohjelmanumerot
• Muista varmistaa että tarvikkeiden kuljetus paikan päälle onnistuu
  • Ohjelmalaput
  • Excaliburin lippu
• Miekka kunniajäseniä varten
• Hanki puheiden pitäjät
  • Voi kysyä siinä vaiheessa kun tietää henkilön olevan tulossa
  • Mieti etukäteen millaisia puheita halutaan vuosijuhlissa kuulla
  • Tyypillisiä puheiden pitäjiä: Hallitus, fuksi, muinainen
  • Esimerkki aiheita: "Mitä Excaliburille kuuluu nykyään", "Millainen kuva sinulla oli Excaliburista ennen kuin tulit kerholle, ja entä sen jälkeen"
  • Kysy puhujat suorilla kysymyksillä ja aiheilla esim. "Voitko sinä Mikko pitää puheen siitä mitä Excaliburille kuuluu nykyään"
• Perustajajäsenien kuvaaminen, paikallaolevien puheenjohtajien kuvaaminen
  • Hanki kamera ja ainakin joku kuvaamisesta vastuuseen
• Ohjelmanumero
  • Jokin ohjelmanumero on hyvä olla
  • Voi toimia 'mesenaattina' jollekin koulun kerholle joka tekee jonkinlaista ohjelmaa
    • Nääsimpron esitys todettiin hyväksi, oli lyhyt aktiviinen ohjelma joka sai ihmiset nauramaan
  • Kerholaisista voi saada myös kokoon ohjelman
• Vuosijuhlilla laulaminen
  • Jotkut haluavat lauluja
  • Jotkut eivät halua lauluja
  • Vuosijuhlat eivät ole perinteiset sitsit, joilla lauletaan kokoajan
  • Esimerkiksi ruokailu sellainen milloin vuosijuhlissa ei ole sopivaa laulaa ja se on hyvä kertoa vieraille
  • Laulettavat laulut on hyvä kirjoittaa kaikille nähtäville(esim. ohjelma). Asiasta kannattaa sanoa vieraille
• Vuosijuhlapeli
  • Peli tjms. interaktiivinen ohjelma on hyväksi
    • 25v-juhlilla oli vuosijuhlapeli josta ihmiset pitivät
  • Tarkoituksena on saada niinsanottu jää rikottua.
  • Mekaniikan tulee olla riittävän yksinkertainen että sen pystyy selittämään ilman ongelmia ihmisille
  • Kaikilla ihmisillä on ideoita peliä varten, niistä kannattaa ammentaa. Muista kuitenkin että muut ihmiset yrittävät hukuttaa sinut ideoihin
• Ohjelmalappu
  • Esimerkki sisällöstä:
    • Kansi
    • Ohjelma
    • Vuosijuhlapelin säännöt
    • Laulujen sanat
    • Sponsorien logot
  • Jos haluat hienot niin kannattaa hankkia joku huolehtimaan pelkästään niistä
  • Yksinkertaista tehdä kuitenkin 2 väriset
  • Jos et osaa, älä kikkaile vaan yksinkertaista
  • Askartelu vie aikaa. Älä jätä viimeiseen iltaan(tai vielä rumempaa, juhlapäivän aamuun tai hetkeen ennen juhlien alkua. Olet mulkku jos teet niin)
• Plaseeraus(istumajärjestys)
  • Avecit vastakkain
  • Kannattaa pitää huoli että jokaisen vierestä löytyy jokin tälle tuttu henkilö
  • Tästä ei kukaan selviä yksin, koska vaatii järjettömän laajaa ihmisten tuntemista
  • A3 printtejä joista ihmisille selviää paikat
  • Jokaisen paikalle myös nimilappu
• Sponsoreiden maininta
  • Sponsoritiimi päättää esim.
    • A3 näkyville
    • Ohjelmalapun taakse
  • Jonnekin kannattaa laittaa värillisenä, muista että väriprintit maksavat, että ohjelman taakse voi ollakin tyyristä
• Juhlapaikka
  • Käy juhlapaikalla ennen juhlaa, voit aloittaa suunnittelun ennen käyntiä, mutta käy joka tapauksessa
  • Selvitä millainen narikka
    • Jos tarvitsee nakkilaisia, niin hanki sellaisia
  • Selvitä äänentoisto(seremoniamestarilla olisi kiva olla mikki)
• Juhlien aikataulu
  • Kesto noin 4h - 5h
  • Jätä pelivaraa jos viivästyksiä tapahtuu(jotain mitä voi jättää pois)
  • Tee pelivaraa jos asiat menevätkin nopeammin kuin oletit
  • Muista ettet tee liikaa ohjelmaa
  • Ohjelman ei kannata alkaa samaan aikaan kuin vieraiden on tarkoitus saapua, varaa aika saapumiselle
    • Aikataulu kannattaa tehdä alkamaan tarkalla kellonajalla, mutta toimimaan joustavasti tilanteen mukaan
    • Ohjelmasta tiedottaminen, myöhästyneitä ei odotella!
    • Aikaisimmat saapuvat puolta tuntia ennen ohjelman alkamista
• Juhlien aikana älä tee mitään. Sinun osuutesi on päättynyt ja anna seremoniamestarin heiluttaa sauvaansa ja hoitaa homma kotiin.

Jatkot

• Kyyti juhlista jatkoille, bussi
• Selkeä politiikka ihmisten päästämisestä jatkoille - otetaanko maksamattomia excalaisia saunalle vai ei
• Jos sanoo saapuvansa, voisi tuoda esim. tarjottavia sinne - helpoin tapa houkutella ei-maksavia on nakkiduunit
• Ei erityistä aikataulua, mutta alussa on hyvä tiedottaa mitä saunalla tapahtuu ja mitä tarjottavia ihmisille löytyy
• On myös hyvä päättää ennakkoon milloin siivousvastaava viimeistään alkaa siivoamaan paikkaa ja laittamaan ovia kiinni
• Ruoat ja ruokailutarvikkeet tukusta
• Kaikenlaista kannattaa tuoda - salaattia, makkaraa, karkkia, sipsiä, holitonta juotavaa, kahvia, patonkia (kehuttiin paljon), ja totta kai boolia, sekä mietoja juotavia
• Jos polettipolitiikka, vaihtokassaa tjms.
• Ylimääräisiä pyyhkeitä, joku ei kuitenkaan muista tuoda omaa
• Jatkoista kannattaa mainita, että tarjotaan pientä purtavaa, että juotavaa. Kannattaa mainostaa OPM^2, eipähän lopu tarjottava